Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 11 lipca 2025 r., sygn. akt III CZP 10/25, rozstrzygnął istotne zagadnienie prawne dotyczące postępowania wieczystoksięgowego. Pytanie sprowadzało się do tego, czy podstawą wpisu w księdze wieczystej może być odpis dokumentu poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza.
Stanowisko Sądu Najwyższego jest jednoznaczne:
Podstawą wpisu w księdze wieczystej nie może być odpis dokumentu poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza.
Uchwała ta ma doniosłe znaczenie praktyczne dla właścicieli nieruchomości, nabywców nieruchomości, spadkobierców, wierzycieli hipotecznych, pełnomocników oraz wszystkich osób składających wnioski o wpis w księdze wieczystej.
Problem prawny rozpoznawany przez Sąd Najwyższy
W praktyce obrotu nieruchomościami często pojawia się pytanie, czy do sądu wieczystoksięgowego można złożyć nie oryginał dokumentu, lecz jego odpis lub kopię, jeżeli zgodność takiego dokumentu z oryginałem została poświadczona przez notariusza.
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że notarialne poświadczenie zgodności dokumentu z oryginałem powinno być wystarczające. Notariusz jest bowiem osobą zaufania publicznego, a dokonane przez niego poświadczenie ma charakter urzędowy.
Sąd Najwyższy przyjął jednak odmienne stanowisko. Wskazał, że w postępowaniu wieczystoksięgowym szczególne znaczenie ma nie tylko wiarygodność dokumentu, ale również jego forma jako podstawy wpisu do księgi wieczystej.
Dlaczego odpis dokumentu nie wystarcza do wpisu w księdze wieczystej?
Postępowanie wieczystoksięgowe ma charakter sformalizowany. Sąd wieczystoksięgowy co do zasady nie prowadzi szerokiego postępowania dowodowego, lecz bada treść i formę dokumentów dołączonych do wniosku.
Oznacza to, że dokument stanowiący podstawę wpisu musi odpowiadać wymaganiom przewidzianym przez przepisy prawa. Samo poświadczenie przez notariusza, że odpis jest zgodny z oryginałem, nie powoduje jeszcze, że taki odpis staje się dokumentem mogącym stanowić samodzielną podstawę wpisu w księdze wieczystej.
Innymi słowy, czym innym jest potwierdzenie zgodności kopii z oryginałem, a czym innym spełnienie wymogów formalnych koniecznych do ujawnienia prawa w księdze wieczystej.
Znaczenie uchwały SN III CZP 10/25 dla praktyki
Uchwała Sądu Najwyższego ma istotne znaczenie dla praktyki składania wniosków wieczystoksięgowych. Błędne dołączenie do wniosku jedynie poświadczonego odpisu dokumentu może skutkować odmową dokonania wpisu.
W praktyce oznacza to, że osoba składająca wniosek o wpis w księdze wieczystej powinna szczególnie starannie zweryfikować, czy załączony dokument rzeczywiście może stanowić podstawę wpisu.
Ma to znaczenie zwłaszcza w sprawach dotyczących:
wpisu prawa własności w księdze wieczystej,
wpisu hipoteki,
wykreślenia hipoteki,
ujawnienia roszczeń w księdze wieczystej,
wpisu służebności,
wpisu praw wynikających ze spadkobrania,
zmian dotyczących nieruchomości po zawarciu umowy sprzedaży, darowizny albo działu spadku.
W każdej z tych spraw sąd wieczystoksięgowy bada, czy dokument dołączony do wniosku spełnia ustawowe wymogi. Jeżeli dokument nie ma właściwej formy, wpis może nie zostać dokonany.
Jaki dokument należy złożyć do wniosku wieczystoksięgowego?
W świetle uchwały Sądu Najwyższego należy przyjąć, że co do zasady podstawą wpisu w księdze wieczystej powinien być dokument w formie wymaganej przez przepisy prawa.
W praktyce może to być w szczególności:
oryginał dokumentu,
wypis aktu notarialnego,
prawomocne orzeczenie sądu,
postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
akt poświadczenia dziedziczenia,
zaświadczenie lub decyzja administracyjna, jeżeli przepisy przewidują możliwość dokonania wpisu na tej podstawie,
inny dokument, który zgodnie z przepisami może stanowić podstawę wpisu do księgi wieczystej.
Nie można natomiast automatycznie zakładać, że notarialnie poświadczony odpis dokumentu będzie wystarczający dla sądu wieczystoksięgowego.
Praktyczny przykład
Jeżeli właściciel nieruchomości albo jego pełnomocnik składa wniosek o wpis do księgi wieczystej i dołącza jedynie kopię dokumentu poświadczoną przez notariusza za zgodność z oryginałem, sąd może uznać, że dokument ten nie stanowi prawidłowej podstawy wpisu.
W konsekwencji wniosek może zostać oddalony, a strona będzie zmuszona do ponownego skompletowania dokumentów i złożenia kolejnego wniosku. Może to prowadzić do wydłużenia postępowania, dodatkowych kosztów oraz opóźnień w ujawnieniu prawa w księdze wieczystej.
Dlaczego prawidłowy wpis w księdze wieczystej jest tak ważny?
Księga wieczysta pełni fundamentalną rolę w obrocie nieruchomościami. To z niej wynika stan prawny nieruchomości, w tym informacje o właścicielu, hipotekach, służebnościach, roszczeniach oraz innych obciążeniach.
Z tego względu wpis w księdze wieczystej musi być dokonany na podstawie dokumentu, który nie budzi wątpliwości formalnych i spełnia wymogi przewidziane przez prawo.
Uchwała Sądu Najwyższego III CZP 10/25 przypomina, że w postępowaniu wieczystoksięgowym formalizm ma szczególne znaczenie. Nawet niewielki błąd przy kompletowaniu dokumentów może skutkować odmową wpisu.
Podsumowanie
Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 11 lipca 2025 r., sygn. akt III CZP 10/25, ma istotne znaczenie dla wszystkich osób składających wnioski o wpis w księdze wieczystej.
Najważniejszy wniosek jest następujący:
Odpis dokumentu poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza nie może stanowić podstawy wpisu w księdze wieczystej.
Przed złożeniem wniosku wieczystoksięgowego warto upewnić się, czy dokumenty załączone do wniosku mają właściwą formę. Pozwala to uniknąć oddalenia wniosku, przedłużenia postępowania oraz niepotrzebnych kosztów.
W sprawach dotyczących wpisów w księgach wieczystych, w szczególności wpisu własności, hipoteki, służebności lub wykreślenia obciążeń, warto skorzystać z pomocy adwokata. Profesjonalna analiza dokumentów przed złożeniem wniosku może zapobiec błędom formalnym i przyspieszyć postępowanie wieczystoksięgowe.
